Kyocera MDS dịch vụ cần có của mỗi văn phòng

05/08/2015 In ra Gửi email

Quý vị là người quản lý doanh nghiệp, Quý vị luôn thắc mắc: tại sao số lượng văn bản in ra hàng ngày rất lớn nhưng số lượng bản in được tìm thấy và sử dụng không nhiều đến thế? Và Quý vị cũng thắc mắc những bản in kia là gì, ai là người in và chúng được in ra khi nào?  Quý vị chi một số tiền lớn để đầu tư thiết bị in ấn hiện đại và muốn quản lý chúng?  Tuy nhiên, Quý vị lại quá bận rộn với những công việc hàng ngày, và việc theo dõi, quản lý các vấn trên thật sự vô cùng khó khăn.

Công ty CP Siêu Thanh Hà Nội được thành lập năm 1995, là công ty hàng đầu trong lĩnh vực máy văn phòng. Năm 2009 công ty trở thành nhà phân phối ủy quyền các sản phẩm máy và dịch vụ văn phòng của hãng Kyocera tại Việt Nam. Hiểu được những khó khăn trong văn phòng của quý vị, công ty Cổ phần Siêu Thanh Hà Nội cùng với KYOCERA Document Solutions Inc giới thiệu Kyocera MDS- dịch vụ quản trị văn bản giúp quý vị quản lý toàn bộ văn bản, thiết bị và người sử dụng thiết bị trong văn phòng của  mình, đồng thời cung cấp những phần mềm hữu ích giúp công việc văn phòng trở nên đơn giản và thú vị hơn. Đây là một dịch vụ được áp dụng rộng rãi tại các nước phát triển trên thế giới như Nhật Bản, Singapore, Mỹ… và nhận được nhiều phản hồi tích cực.

Bài toán về quản lý và chi phí

Để duy trì hoạt động của công ty, ngoài các vấn đề  liên quan trực tiếp đến sản xuất, kinh doanh, một vấn đề mà hầu hết các công ty hiện nay đang gặp khó khăn là việc quản lý các vấn đề liên quan đến văn phòng . Theo số liệu thống kê từ IDC, hàng năm mỗi công ty sử dụng 3% tổng chi phí cho các văn bản, giấy tờ; tuy nhiên 50% số văn bản đó không bao giờ được tìm thấy và sử dụng. Mỗi ngày, nhân viên văn phòng lãng phí 20% thời gian chỉ để đi tìm văn bản. Hàng tháng mỗi công ty phải chi 20 USD chỉ cho việc xắp xếp văn bản, giấy tờ và mỗi năm trên thế giới , việc truy cập sai phạm dữ liệu thông tin khiến các công ty thất thoát 6,5 tỷ USD. Không những vậy, trường hợp các công ty đầu tư nhiều về máy móc, phần mềm tuy nhiên hiệu quả đem lại không cao trở nên vô cùng phổ biến.

Vậy đâu là giải pháp cho các vấn đề trên?

Kyocera MDS- dịch vụ quản trị văn bản- sự lựa chọn tối ưu cho văn phòng

MDS là dịch vụ tổng thể nhằm tối ưu hóa toàn bộ quy trình làm việc trong văn phòng

Kyocera MDS với phần mềm “xương sống” là Kyocera Net Management (KNM) giúp Quý vị quản lý toàn bộ:

-        Văn bản ( số lượng, nội dung văn bản in ra….)

-        Thiết bị in ấn, copy (phân quyền sử dụng máy, kết nối thông tin giữa các máy với nhau, hạn chế thời gian lãng phí khi máy
     hỏng hóc, hết mực…..)

-         Người sử dụng ( theo dõi số lượng bản in, thời gian in và nội dung bản in……)

Và rất nhiều ứng dụng hữu ích cài đặt trực tiếp lên máy đa chức năng như:

-          DMS Link: giúp Scan văn bản vào database và dễ dàng tìm kiếm.
-          Teaching Assistant: phân mềm chấm điểm dành cho các tổ chức liên quan đến giáo dục
-          Mobile Print, Cloud Connect……: cho phép người sử dụng in văn bản từ bất cứ nơi đâu, bất kỳ thiết bị di động nào …
Và rất nhiều phầm mềm tiện ích khác.

Đặc biệt với Kyocera MDS, ngoài phần mềm KNM thì các ứng dụng hoàn toàn có thể tùy chọn theo nhu cầu. Do đó, thay vì mua một gói giải pháp với chi phí  rất cao nhưng không sử dụng hết các tính năng, Quý vị hoàn toàn có thể lựa chọn một hoặc một số ứng dụng trong MDS phù hợp với công ty, tổ chức mình để tối ưu hóa chi phí đầu tư.

Kyocera MDS giúp Quý vị đạt được gì?

Tối ưu chi phí

Chi phí đầu tư ban đầu: MDS phân tích, đánh giá từ đó đưa ra kết luận : với nhu cầu hiện tại công ty cần trang bị những thiết bị, máy móc gì, số lượng bao nhiêu là tối ưu nhất.

Chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động: MDS giúp Quý vị quản lý toàn bộ văn bản và  người sủ dụng từ đó có thể hạn chế tối đa lượng văn bản không cần thiết được in ra . Quý vị có thể tiết kiệm được chi phí dành cho việc mua giấy in, thay vật tư và sửa chữa bảo dưỡng máy.....

Bảo mật văn bản

Vấn đề bảo mật văn bản trở nên vô cùng đơn giản với MDS. Mọi văn bản được in từ máy đều được theo dõi kiểm soát và lưu lại bản sao. Bất cứ lúc nào Quý vị cũng có thể kiểm tra để biết ai in? In vào lúc nào? In bao nhiêu bản? và in nội dung gì? Hoặc thực hiện lệnh in khi đang ở xa máy in mà không muốn khi bất kỳ ai có thể nhìn thấy văn bản của mình khi được in ra, MDS sẽ giúp Quý vị lưu lệnh in trên hệ thống cho đến khi đăng nhập bằng tài khoản của mình trên máy rồi tùy chọn in ra văn bản mong muốn.

Tăng năng suất lao động

Với MDS, nhân viên có thể in ở bất cứ khi nào, bất cứ nơi đâu và bất cứ máy in nào trong văn phòng, điều này giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian chờ đợi, đi lại từ đó giúp tăng năng suất lao động. Mặt khác, nhờ hỗ trợ điện toán đám mây và in từ thiết bị di động mà chúng ta có thể in ra văn bản của mình ở mọi lúc, mọi nơi mà không bị bó buộc bởi máy tính trong văn phòng.

Quản lý toàn bộ văn phòng của mình

Với Kyocera MDS việc quản lý văn phòng trở nên vô cùng đơn giản và dễ dàng bằng việc xuất báo cáo theo yêu cầu. Với hơn 80 loại báo cáo với những nội dung khác nhau, Quý vị có thể kiểm soát được mọi vấn đề chỉ bằng một thao tác trên máy tính.    

Kyocera MDS không chỉ dành cho các công ty đa quốc gia hay các công ty có mạng lưới hoạt động rộng mà giải pháp này hoàn toàn phù hợp các công ty vừa và nhỏ, giúp các doanh nghiệp đạt lợi ích tối đa.

Kyocera MDS - dịch vụ giải quyết mọi vấn đề của văn phòng
Nguồn thời báo Ngân hàng